Les fonctionnalités de Aperciel

Le fichier des clients et des intervenants

Fonctions de base

• Ajout, modification et suppression aisée des fiches usagers et intervenants.

• Sélection dans des listes déroulantes, contrôle de la validité des saisies.

Adresses

• Gestion d'une liste d'adresses commune aux usagers et aux intervenants.

• Enregistrement de liens entre les personnes et les adresses de domicile et lieux d'interventions.

• Saisie d'informations personnelles sur les lieux, publiées (sur la feuille de service) et non publiées.

• Calcul par cartographie des distances et des temps entre tous les lieux.

Prestations

• Définition des interventions courantes de l'usager à partir de la nature générique des prestations.

• Possibilité de personnaliser les prestations par l'enregistrement :

  • d'instructions complémentaires pour l'intervenant et de données non publiées ;

  • d'une compétence requise ;

  • d'une liste d'intervenants préférés et d'une autre liste d'intervenants à éviter.

• Configuration de deux types de tarifications par usager (avec et sans aide sociale par exemple).

• Définition de la qualification et des compétences individuelles des employés.

Publipostages

• Création de formats d'étiquettes et lettres types en nombre illimité.

• Impression à la demande d'un courrier pour une personne (usager ou personnel).

• Edition de lettre type ou d'étiquettes pour une sélection de destinataires choisis sur des critères.

Gestion de la production

Planning

Interventions occasionnelles et régulières

• Enregistrement et affectation visuelle des interventions sur le planning.

• Modification du planning par glisser-déposer ou en utilisant la fenêtre multifonction. Celle-ci affiche les boutons de fonction (déplacement dans le planning et attribution) et les données disponibles :

  • la nature de l'intervention et sa description détaillée ;

  • la compétence éventuellement requise ;

  • les intervenants préférés et interdits ;

  • les km et le temps des liaisons avec les lieux visités avant et après ; si l'intervention est la première ou la dernière de la journée, depuis le domicile de l'intervenant ou le bureau.

• Annulation définitive ou ponctuelle des réguliers : suppression, périodes de vacances, absences d'un jour ou de plusieurs jours sur quatre semaines, suspension jusqu'à nouvel ordre.

Prise en charge

• Suivi du crédit des droits pris en charge par l'aide sociale.

• Gestion de la date d'échéance de la prise en charge.

Disponibilité et choix des intervenants

• Calendrier des absences des employés.

• Avertissement et retrait de l'affectation avec la possibilité de récupération des interventions :

  • dont la prise en charge est échue ;

  • attribuées à des intervenants absents.

• Représentation des aménagements individuels de l'horaire de service éventuellement accordés aux intervenants.

• Avertissement lors de l'attribution d'une intervention requérant une compétence absente chez l'intervenant et à un intervenant non autorisé ou n'appartenant pas à la liste des préférés.

Méthodes avancées

• Deux modes de planification :

  • calendaire, d'utilisation courante, permettant la visualisation et l'accès aux enregistrements à une date donnée ;

  • générique pour accéder aux enregistrements réguliers seulement, y compris ceux qui sont actuellement suspendus, recommandé pour ajouter une demande d'intervention régulière.
    
    NB : le planning des interventions régulières peut être organisé à la semaine ou avec une alternance de deux semaines.

• Mode OTI (Obtenir Toutes les Informations) : représentation de tous les enregistrements d'un usager en liste pour consultation et pour effectuer des modifications ciblées.

Dimanches et jours fériés

• 3 statuts de jour férié concernent les interventions régulières et les aménagements de l'horaire de travail éventuellement accordés aux intervenants : 

  • dimanche pour inclure les réguliers d'un dimanche et les occasionnels du jour ;

  • les occasionnels seulement (aucun régulier n'est affiché) ;

  • journée normale (par exemple tous les réguliers du jeudi si le jour férié est un jeudi).

Paramétrage, personnalisation

• Nombreux réglages possibles : échelle de temps, heure de changement de jour (entre minuit et 6h00), utilisation des données de liaisons, etc.

• Affichage des interventions avec des couleurs différentes selon la nature.

• Listes de choix pour la nature des prestations, le nom des intervenants, les tarifications, les handicaps, les compétences, etc.

Création des feuilles de service

• Choix entre la production quotidienne, bi hebdomadaire ou hebdomadaire des FDS.

• Possibilité de modifier par le planning les interventions sur des feuilles de route déjà produites.

• Témoin de demande de réimpression en cas de modification tardive.

• Personnalisation des informations affichées sur la feuille de service.

• Edition d'une liste de contrôle des interventions non-imprimées (absences, modifications et oublis).

• Edition de lettres types ou envoi automatique de courriels à destination des usagers avec leur planning de la semaine (les jours, les heures et le prénom des intervenants)

Validation des données de production

• Rappels des FDR pour des corrections, réaffectations, et ajouts.

• Possibilité de correction d'une liaison calculée par cartographie.

• Enregistrement des données « Personnel » : durée des activités, liaisons, coupures, temps supplémentaire, amplitude, absences.

Facturation

Modifier les enregistrements

• Mode de représentation des prestations OTP comparable à OTI 

• Sélection des enregistrements sur des critères.

• Modification des enregistrements, ajouts et suppressions assistés.

• Gestion des marques de facturation permettant de refaire les factures.

Editer les factures (et les refaire au besoin)

• Facturation directe au client ou à un payeur désigné.

• Facturation complémentaire de l'aide sociale (dépassement de crédit).

• Utilisation de compteurs pour le report de crédit au mois suivant et possibilité d'autoriser un dépassement temporaire du crédit.

• Facture à la volée et facture d'avoir.

• Création à nouveau des factures.

• Option d'archivage des factures créées.

Paramétrage personnalisé

• Personnalisation des modèles de factures et création de modèles dérivés.

• Paramétrage fin par tarification du prix et du mode de facturation.

• Coordonnées des organismes payeurs.

Synthèse de la facturation

• Journal des ventes personnalisé, exportable vers certaines comptabilités.

• Suivi des règlements

• Liste des prestations par client entre deux dates au choix (attestation de frais) et attestation fiscale.

Etats de gestion

• Prépaye personnalisée.

• Statistiques par âge,

• Résultats par tarification et par nature, tableau de bord.

Utilitaires et programmes additionnels

• Copie de secours automatique des données et des documents personnalisés à la sortie de l'application ou à la demande.

• Remplacement de textes dans les bases de données (pour la correction de toutes les occurrences d'une faute d'orthographe par exemple).

• Compactage des bases de données.

• Archivage des données anciennes.

• Attestation détaillée de remboursement des frais kilométriques aux intervenants.

• Autres programmes personnalisés sur demande.